Organização financeira: Dicas de como mantê-la em sua empresa
Estrutura financeira pessoal misturadas às contas da empresa, ausência de indicadores e falta de capital: Esses são apenas alguns dos problemas enfrentados no momento de manter a organização financeira de uma empresa, gerando uma verdadeira bagunça.
Mas, sem pânico! Se você está cometendo alguns desses erros, neste artigo iremos te ajudar a colocar o seu setor financeiro em ordem com algumas dicas valiosas para minimizar os gastos e garantir a eficiência da empresa.
Organização financeira é sinônimo de disciplina
Uma das qualidades que todo empreendedor ou gestor deve ter é disciplina. Não há como ter sucesso na organização financeira de uma empresa sem emprenho e dedicação, sem um acompanhamento diário e foco as chances de alcançar o objetivo desejado são remotas.
Empresas de grande porte devem acompanhar bem de perto alguns indicadores de desempenho, tais como faturamento, custos fixos, custo total, lucro nominal, margem de lucro e nível de endividamento, por exemplo.
Já as empresas de pequeno e médio porte devem exercer um acompanhamento com regularidade semanal ou até diária. Essa recomendação se deve ao fato das PMEs serem financeiramente mais frágeis do que as grandes corporações.
Esse acompanhamento de perto permite visualizar flutuações mais rapidamente, contornando as situações logo que elas se iniciam.
Separe as contas para uma melhor organização financeira
Sem dúvidas, manter as conta da empresa junto a conta pessoal é uma das atitudes mais prejudiciais. É um erro básico, mas ainda é muito cometido pelas pequenas empresas.
Por mais que a tentação seja enorme, é preciso organizar, de maneira rigorosa, os recursos vindos e destinados à empresa, dos ganhos reservados a vida pessoal. Não há como fugir dessa separação, sem ela você não tem a visualização correta dos indicadores e pode acabar cobrindo seus custos pessoais com o dinheiro que seria destinado a empresa.
Em caso de haver sócios é necessário conversar desde o início e programar o valor e o dia de retirada para contas pessoais de cada um.
Conheça bem os prazos
Ter conhecimento de quais são as restrições de prazo, as datas de recebimento e vencimento das contas é essencial. Isso evita atrasos e o pagamento de juros de mora. Essa questão não deve ser ignorada, pois conhecer bem os prazos é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, estabelecendo prioridades para tudo aquilo que corresponde ao longo, médio e curto prazo. Pensando em dívidas, por exemplo, é essencial conhecer aquelas que são de curto prazo.
Tenha definido um orçamento anual
Alguns investimentos podem se mostrar ótimas oportunidades. Porém, isso deve ser muito bem controlado e calculado para que não gere uma instabilidade no negócio.
Você pode contratar um novo serviço, investir em uma expansão de algum setor, contratar mais pessoas ou ferramentas. Porém, o ideal é que se defina um orçamento anual para isso.
Com essa atitude você se certifica de manter um valor limite para o investimento. Essa quantia já será conhecida e pode ser aplicada sem prejudicar a saúde financeira do negócio.
Então, o ideal é que você faça uma reunião com os envolvidos, defina o foco do investimento, os valores, objetivos e também alguns marcos importantes para entender se aquilo está ou não conforme o planejado.
Negocie boas condições de pagamento
Mais do que simplesmente ter uma boa gestão das organizações que fazem negócios com você, é importante conquistar boas condições de pagamento. Ajustar prazos, negociar valores e parcelamentos pode evitar que sua empresa tenha que descapitalizar um valor significativo de uma só vez ou que pague juros excessivos.
Avalie quais são as melhores opções para o seu setor financeiro, analisando todas as transações envolvidas, e procure fornecedores de qualidade que possam atender as necessidades.
Utilize soluções tecnológicas
Ao iniciar suas atividades, muitas empresas utilizam folhas de cálculo tradicionais para realizar o seu controle financeiro. Porém, a medida que a empresa cresce, fica difícil manter esses documentos atualizados manualmente.
Tendo em conta este aspecto, é recomendável adotar um software de gestão integrado para a empresa. Esse modelo de plataforma conta com várias ferramentas que vão desde a automatização de propostas comerciais até funções que facilitam a organização financeira. Quando se recursos tecnológicos é possível eliminar a realização de tarefas manuais e repetitivas, o que reduz a ocorrência de erros e otimiza o trabalho dos gerentes financeiros, permitindo armazenar, compartilhas e atualizar dados de fluxo de caixa diário e mensal, contas a pagar e a receber, projeção de receitas, custos e orçamentos com rapidez.
Sabemos que manter a organização financeira de uma empresa, independente do tamanho, não é uma tarefa fácil, principalmente quando você não possui experiência com isso, mas ela é o ponto chave para uma empresa se manter em funcionamento ou não, afinal um negócio vai muito além de um produto e/ou serviço de qualidade, requer uma boa administração para que ele possa se manter a longo prazo. Por isso além das nossas dicas recomendamos muito estudo sobre o assunto, faça pesquisas e veja o que melhor vai se adequar a sua empresa.
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