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Saiba medir a produtividade de equipes que trabalham a distância!

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Trabalhar com equipes remotas é uma prática cada vez mais comum dentro das empresas. Isso se explica por muitos fatores como maior flexibilidade, otimização dos custos, recrutamento de profissionais mais qualificados, entre outros.

Porém, traz à tona uma grande preocupação quanto à produtividade desses profissionais que trabalham a distância. Em certos casos, há inclusive uma grande liberdade de horários, fator que exige muita disciplina de todos os envolvidos.

Para ajudar você a saber como medir a produtividade das suas equipes remotas, listamos 5 dicas importantes neste processo. Confira!

Mantenha sempre um canal de comunicação aberto

Esta é a primeira dica por se tratar de algo essencial nesse tipo de relação: uma boa comunicação. Com a internet, conseguimos estar longe e perto ao mesmo tempo, por isso a distância não é mais um empecilho. Sendo assim, é importante manter sempre um canal de comunicação aberto que pode ser um aplicativo, o Skype, o velho e bom e-mail ou até mesmo o telefone.

Faça uso da tecnologia

No tópico anterior foram citados canais tradicionais de comunicação e outros mais modernos, como os aplicativos. Esse último formato representa um avanço da tecnologia e facilita bastante a comunicação remota.

Além disso, é possível utilizar softwares de gestão para medir indicadores de desempenho, o que é uma mão na roda para quem precisa gerenciar dados que vêm de todos os lados. Há também ferramentas que permitem o monitoramento dos trabalhos feitos pela equipe, trazendo informações importantes como a hora em que o login foi feito e o tempo que permaneceu conectado.

Programe reuniões semanais via aplicativo

Os já citados aplicativos são muito úteis para fazer reuniões semanais. Dessa forma, cria-se uma cultura de prestação de contas e troca de experiências. Dar e receber o feedback sobre as ações executadas é fundamental para medir a produtividade e também qualificar a atuação das equipes.

Atualmente, existem diversas opções de aplicativos que permitem que isso seja feito com uma boa qualidade de áudio e vídeo, o que é bem importante para que as reuniões sejam produtivas.

Estabeleça metas

Estabelecer metas e prazos é muito importante no controle da produtividade das equipes remotas. Ao fazer isso, cria-se um alinhamento com o objetivo final e há um controle maior sobre todas as ações, o que facilita muito o gerenciamento.

Essa definição ajuda também na adaptação dos profissionais que fazem parte da equipe, haja vista que muitos ainda estão se ambientando com essa modalidade, então ter metas ajuda bastante nesse sentido.

Transmita as mensagens de forma clara

Complementando a importância de facilitar o trabalho dos profissionais da equipe, é muito importante  transmitir as mensagens da forma mais clara possível. Com isso, velhas frases como “não sabia” ou “não entendi direito” são evitadas. É claro que as dúvidas são naturais, mas quanto menos elas surgirem, melhor será o trabalho, já que, com a distância, pode se levar mais tempo para que elas sejam eliminadas.

A clareza da comunicação também representa organização, item que é essencial quando se trabalha a distância. A falta dela certamente pode comprometer todo o trabalho que está sendo feito.

Seguindo estas dicas fica fácil saber como medir a produtividade e tirar o melhor das suas equipes remotas, sendo a sua empresa a grande beneficiária de tudo isso.

E você? Quais ações acha que são importantes para ter um controle de produtividade? Deixe seu comentário, ele é muito valioso para nós!

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Afinal, como posso integrar equipes que trabalham a distância?

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Atualmente, um dos grandes desafios para os empreendedores é a gestão das suas diversas equipes. Principalmente pela questão da interdependência entre os setores, é essencial que todos trabalhem com sinergia, de forma a garantir os melhores resultados. Essa dificuldade aumenta mais quando há pessoas que trabalham remotamente, ou seja, não estão próximas umas das outras no mesmo espaço físico.

Pensando nisso, no post de hoje, reunimos informações relevantes sobre o assunto para ajudar você a entender como integrar equipes da melhor forma. Continue a leitura e saiba mais!

Qual a importância da integração de equipes?

Em qualquer organização, por mais que em um primeiro momento não pareça, todos os setores são interligados. Nesse sentido, digamos, por exemplo, que o setor de logística atrase a entrega de um produto no destino final. Certamente, o setor de marketing terá que lidar com uma crise por ter diversas reclamações relacionadas a isso. Logo, os dois setores possuem, sim, conexões.

Por isso, ambos precisam trabalhar com entrosamento e dedicação, para que um possa relatar ao outro as situações ocorridas e já “preparar o terreno” para eventuais problemas. A questão primordial é que a integração promove uma maior compreensão da importância do trabalho das equipes como um todo.

Contudo, por mais fundamental que seja, quando precisa ocorrer em situações nas quais as equipes estão distantes fisicamente, essa integração, muitas vezes, é dificultada. O contato diário privilegia as relações entre colaboradores, fazendo com que compreendam mais claramente o que o colega realiza e como o trabalho de um impacta o do outro.

No entanto, mesmo que, a princípio, seja mais difícil alcançar esse tipo de entrosamento com equipes que trabalham a distância, é possível, sim, que todos estejam bem integrados e dispostos a colaborar com os parceiros para que as atividades possam ser realizadas da melhor forma possível. Para tanto, basta ter bastante planejamento e organização.

Como integrar equipes que trabalham a distância?

A seguir, veja algumas dicas infalíveis para realizar isso da maneira mais adequada.

Realize reuniões ocasionais

Para integrar as equipes, é relevante que essas pessoas tenham contatos ocasionais. Se for possível, agende reuniões presenciais em algum espaço que disponibilize salas para esse fim.

Caso alguém não possa comparecer presencialmente, faça-o participar por meio de videoconferência. Isso é importantíssimo até mesmo para que os membros se conheçam de fato e possam contribuir uns com os outros de forma mais potencializada.

As reuniões ajudam nos processos de brainstorming, a alinhar questões que precisam ser resolvidas, a compartilhar experiências e até mesmo você, como gestor, a entender as dores e os problemas de cada setor.

Utilize aplicativos de gestão de tarefas

O que não faltam são ferramentas que permitem uma melhor integração de equipes remotas. Essas, que também são bastante úteis para melhorar a produtividade no trabalho, permitem que as equipes possam acompanhar as demandas e as atividades de cada uma.

Entre essas ferramentas estão:

Implemente redes sociais corporativas

As redes sociais corporativas também são boas aliadas para facilitar os processos de integração entre equipes. Por meio desses espaços, pessoas que estiverem impossibilitadas de se encontrar pessoalmente, poderão interagir e dividir demandas comuns.

Por exemplo, o gerente de uma filial de outra cidade poderá conversar com o gerente da matriz de maneira mais prática e eficiente, dentro de um ambiente facilitado e criado para isso. Utilizando gestão estratégica e criatividade é possível criar plataformas interessantes e atraentes, voltadas para as necessidades do seu negócio.

Otimize a comunicação entre os membros das equipes

Os membros devem ter fácil comunicação entre eles. Isso pode ser estimulado, em um contato mais direto, por meio das redes sociais corporativas citadas anteriormente.

Porém, em outros casos, é preciso aliar essa facilitação à produtividade, considerando que, eventualmente, existe a necessidade de compartilhamento de arquivos, documentos e, até mesmo, ideias e sugestões. Para isso, pode-se usar mecanismos como:

Então, agora que você já sabe como integrar equipes de maneira mais eficaz, não perca tempo e comece a utilizar essas estratégias hoje mesmo. E se ainda ficou alguma dúvida ou se você tem outras dicas para compartilhar, deixe seu comentário abaixo!

 

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Conheça 4 boas práticas de trabalho a distância

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O trabalho a distância vem crescendo bastante no país. Um dos motivos é que ele traz benefícios tanto para os empregados e/ou profissionais autônomos quanto para as próprias empresas.

Essa nova possibilidade gera mais flexibilidade e liberdade às pessoas contratadas para realizarem essas demandas. O contratante, por sua vez, consegue uma redução de custos, especialmente em relação à estrutura do local, sem perder a qualidade do trabalho produzido.

Para quem deseja atuar nessa área ou para aqueles que já atuam e querem melhorar a sua performance, é importante conhecer algumas boas práticas para realizar as atividades com êxito. Listamos 4 delas para serem aplicadas no cotidiano do trabalho a distância:

1. Definir um cronograma de trabalho

Aqui precisamos considerar duas hipóteses: quando há exigência de cumprimento de horário ou quando o ganho é por produção.

Na primeira, já que o horário é definido, é preciso estabelecer quais tarefas devem ser realizadas primeiro, considerando o grau de importância de cada uma delas. Isso ajuda a criar uma rotina mais favorável e contribui para a melhoria da produção.

Em relação à segunda, é importante ter em mente algumas regras para não se perder no meio de atividades pessoais ou familiares, já que o trabalho home office gera essa aproximação.

É importante conhecer a fundo a sua rotina para definir os melhores horários e conscientizar as demais pessoas e a si mesmo que aquele é o seu momento de trabalho, dessa forma é possível produzir mais e com mais qualidade.

2. Evitar possíveis distrações

Continuando com a importância de estabelecer regras que favoreçam a realização das tarefas, um dos principais empecilhos que os trabalhadores remotos encontram é o número de distrações.

Não ter um chefe vigiando permite que você navegue à vontade na internet ou verifique as mensagens do seu celular a toda hora. Essa liberdade pode ser interessante, mas também pode ser prejudicial para o trabalho.

É preciso estar atento a esse fato para não deixar que ele se torne um grande problema. Pense bem, se você tem maior liberdade e flexibilidade em relação ao tempo, por que deixar as distrações tomarem conta do seu horário de trabalho? Separe um momento para o lazer e encaixe as demais atividades nesse tempo.

3. Montar uma estrutura adequada

Normalmente, o trabalho remoto não exige uma grande estrutura. Porém, isso não quer dizer que você não precisa dar atenção aos elementos que fazem parte dela.

A principal dica é ter um espaço só seu, exclusivamente reservado para suas atividades laborais a fim de não causar confusão com as demais da sua rotina.

Focar no seu conforto também é importante, então sempre valorize bons equipamentos como uma cadeira adequada e aspectos importantes como a qualidade da iluminação.

Uma solução válida está relacionada aos espaços de coworking, nos quais você já tem uma estrutura montada e pode fugir do isolamento de trabalhar sozinho, fator que incomoda muitas pessoas.

Eles também contribuem para motivar, afinal, você verá diversos outros profissionais trabalhando a todo vapor e não vai querer ficar para trás em termos de resultados.

Ampliação do networking, aprendizado com outros empreendedores, interação social e um ambiente que se molda à sua realidade são outras vantagens desse sistema.

4. Estabelecer metas

O trabalho remoto gera uma preocupação natural com a produtividade, então um dos meios mais eficientes para solucionar isso é utilizando as metas individuais. Quando você já tem uma boa estrutura e um cronograma de trabalho, as metas surgem como a “cereja do bolo” para gerar os resultados desejados.

Você pode utilizá-las não só a favor da qualidade do seu trabalho, mas também para suas questões pessoais. Um exemplo disso é criar a meta de trabalhar um pouco mais por dia para ter a sexta-feira livre.

Caso você trabalhe por produção é possível, em alguns casos, trabalhar mais em um mês para ter certa folga financeira e temporal no outro.

Viu como são diversas as possibilidades que o trabalho a distância permite e como são todas viáveis se bem planejadas e com foco total na produtividade? Seguindo essas dicas é possível melhorar sua rotina de trabalho e resultados!

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Os 5 principais desafios do trabalho home office e como superá-los

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A internet revolucionou o modo como as pessoas atuam profissionalmente, criando a possibilidade de se trabalhar remotamente, na própria casa ou em espaços alternativos ao escritório da empresa, como os espaços de coworking.

O trabalho home office traz muitas vantagens, como não precisar se deslocar para o trabalho e ter maior autonomia na gestão de tempo. Porém, também implica muitos desafios. É possível trabalhar em casa e ter privacidade? Como criar a própria rotina? O que fazer para evitar os indesejados ruídos domésticos? Qual a estrutura de trabalho necessária? O Coworking é uma alternativa viável?

Conheça, a seguir, quais sãos os cinco principais desafios do trabalho home office e saiba o que fazer para superá-los.

1. Tenha privacidade no trabalho home office

Quem atua como home office, principalmente se mora com a família, sabe que é importante ter um espaço somente para o trabalho. Afinal, você precisa de privacidade e concentração. É preciso que todos que convivam com você saibam respeitar a sua rotina de trabalho e não interrompam suas atividades a cada instante.

Além disso, é interessante considerar a possibilidade de utilizar espaços de coworking para receber os clientes. Alguns desses espaços possuem salas reservadas exclusivamente para o atendimento aos clientes.

2. Cuide da sua rotina profissional

Ainda que você tenha autonomia de horários, precisa ter uma hora para começar e uma para terminar seus afazeres. Para trabalhar como autônomo, é preciso ter muita disciplina, ser organizado e objetivo.

É difícil estabelecer uma rotina quando se é interrompido a cada instante durante o trabalho. E isso fica ainda mais difícil se você trabalha no conforto de casa, de pijama e com pausas para assistir à Netflix!

3. Reduza os barulhos domésticos

Trabalhando em casa, você pode criar seu próprio ambiente de trabalho – e procurar fazer com que ele seja o mais agradável possível. Conviver com barulhos domésticos, como o da máquina de lavar, choro de crianças, latidos de cachorro ou do aparador de grama do vizinho não contribui para que se consiga a concentração necessária.

Também não é fácil trabalhar com a TV ligada ou com o ruído de conversas. Procure encontrar um ambiente de trabalho tranquilo e silencioso. Aproveite o tempo dos intervalos para relaxar, alongar o corpo e praticar exercícios.

4. Invista na estrutura de trabalho

Quem trabalha home office muitas vezes tem dificuldade para acessar equipamentos de escritório necessários para realizar as tarefas diárias. Certifique-se de que terá à sua disposição ao menos os equipamentos básicos necessários.

Invista em uma boa conexão de internet, pois essa é importantíssima no trabalho remoto. Ter um ar-condicionado ou, pelo menos, um ventilador também ajuda. Ter uma boa cadeira e uma boa mesa também são muito importantes para evitar problemas posturais.

5. Opte por espaços de coworking

Nem sempre é fácil adaptar a vida pessoal à vida profissional. Optar por espaços de coworking possibilita que sejam evitados problemas de convivência com a família e contribui para projetar uma imagem mais profissional. Esses espaços costumam conciliar estruturas semelhantes às dos escritórios convencionais com ambientes mais descontraídos e confortáveis, como encontramos em casa. Com a popularização dessa alternativa é bem provável que você encontre um bem perto de onde você mora.

Como você deve ter notado, o trabalho home office traz alguns desafios, mas também muitas vantagens e pode ser muito gratificante. Seguindo as dicas desse artigo, você conseguirá migrar para o trabalho remoto com muito mais tranquilidade e eficiência.

E você, o que acha do trabalho home office? Acha que se adaptaria a esse tipo de trabalho? Ou prefere um espaço de coworking? Conhece pessoas que trabalham no modelo home office? Compartilhe esse artigo em suas redes sociais e ajude seus amigos a conhecerem um pouco mais sobre home office!

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