Saiba medir a produtividade de equipes que trabalham a distância!

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Trabalhar com equipes remotas é uma prática cada vez mais comum dentro das empresas. Isso se explica por muitos fatores como maior flexibilidade, otimização dos custos, recrutamento de profissionais mais qualificados, entre outros.

Porém, traz à tona uma grande preocupação quanto à produtividade desses profissionais que trabalham a distância. Em certos casos, há inclusive uma grande liberdade de horários, fator que exige muita disciplina de todos os envolvidos.

Para ajudar você a saber como medir a produtividade das suas equipes remotas, listamos 5 dicas importantes neste processo. Confira!

Mantenha sempre um canal de comunicação aberto

Esta é a primeira dica por se tratar de algo essencial nesse tipo de relação: uma boa comunicação. Com a internet, conseguimos estar longe e perto ao mesmo tempo, por isso a distância não é mais um empecilho. Sendo assim, é importante manter sempre um canal de comunicação aberto que pode ser um aplicativo, o Skype, o velho e bom e-mail ou até mesmo o telefone.

Faça uso da tecnologia

No tópico anterior foram citados canais tradicionais de comunicação e outros mais modernos, como os aplicativos. Esse último formato representa um avanço da tecnologia e facilita bastante a comunicação remota.

Além disso, é possível utilizar softwares de gestão para medir indicadores de desempenho, o que é uma mão na roda para quem precisa gerenciar dados que vêm de todos os lados. Há também ferramentas que permitem o monitoramento dos trabalhos feitos pela equipe, trazendo informações importantes como a hora em que o login foi feito e o tempo que permaneceu conectado.

Programe reuniões semanais via aplicativo

Os já citados aplicativos são muito úteis para fazer reuniões semanais. Dessa forma, cria-se uma cultura de prestação de contas e troca de experiências. Dar e receber o feedback sobre as ações executadas é fundamental para medir a produtividade e também qualificar a atuação das equipes.

Atualmente, existem diversas opções de aplicativos que permitem que isso seja feito com uma boa qualidade de áudio e vídeo, o que é bem importante para que as reuniões sejam produtivas.

Estabeleça metas

Estabelecer metas e prazos é muito importante no controle da produtividade das equipes remotas. Ao fazer isso, cria-se um alinhamento com o objetivo final e há um controle maior sobre todas as ações, o que facilita muito o gerenciamento.

Essa definição ajuda também na adaptação dos profissionais que fazem parte da equipe, haja vista que muitos ainda estão se ambientando com essa modalidade, então ter metas ajuda bastante nesse sentido.

Transmita as mensagens de forma clara

Complementando a importância de facilitar o trabalho dos profissionais da equipe, é muito importante  transmitir as mensagens da forma mais clara possível. Com isso, velhas frases como “não sabia” ou “não entendi direito” são evitadas. É claro que as dúvidas são naturais, mas quanto menos elas surgirem, melhor será o trabalho, já que, com a distância, pode se levar mais tempo para que elas sejam eliminadas.

A clareza da comunicação também representa organização, item que é essencial quando se trabalha a distância. A falta dela certamente pode comprometer todo o trabalho que está sendo feito.

Seguindo estas dicas fica fácil saber como medir a produtividade e tirar o melhor das suas equipes remotas, sendo a sua empresa a grande beneficiária de tudo isso.

E você? Quais ações acha que são importantes para ter um controle de produtividade? Deixe seu comentário, ele é muito valioso para nós!

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Criatividade e inovação: entenda o valor do coworking

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Em tempos de evoluções tecnológicas cada vez mais rápidas, ter criatividade e inovação para algumas empresas deixou de ser um diferencial para se tornar questão de sobrevivência. Pode parecer exagero, mas a taxa de mortalidade das microempresas antes do 2º ano passa dos 45%, de acordo com estudo do Sebrae. E a falta de atualização e inovação foi apontada como um dos principais motivos para isso.

Para não fazer parte dessa temida estatística, as empresas que usam um coworking têm uma bela vantagem. Neste post, vamos mostrar como compartilhamento de escritório é vantajoso para a criatividade e inovação da sua empresa. Acompanhe:

Quais são os benefícios do uso do coworking

O coworking é uma tendência mundial no mundo dos negócios. Ele surgiu da necessidade das empresas de reduzirem os custos fixos para manterem suas atividades.

O compartilhamento de infraestrutura tem uma série de benefícios, principalmente para profissionais autônomos e empresas com poucos funcionários. A economia financeira é o benefício mais buscado por quem opta pelo coworking, mas não é o único que acabam recebendo.

Outro benefício bastante percebido pelas empresas que usam uma infraestrutura compartilhada é o aumento de parcerias e networking. Ao compartilhar o mesmo espaço de trabalho com outras empresas, uma conversa de corredor pode acabar em um bom negócio, por exemplo.

Como o coworking ajuda na criatividade e na inovação

Por se tratar de um espaço compartilhado entre várias empresas, em uma mesma sala você pode estar sentado com gente de áreas de conhecimento completamente diferente da sua.

Além disso, são pessoas com vários sonhos, personalidades, histórias de vida… Toda uma diversidade reunida bem ao seu alcance. Então por que não aproveitar? A seguir, vamos dar algumas dicas de como fazer isso:

Converse com as pessoas das outras empresas

Temos a tendência de conversarmos apenas com nossos pares. Mas isso é muito limitado diante da grande possibilidade de novos assuntos que temos em um coworking.

Aproveite os momentos de pausa para o café para puxar conversa com a pessoa que está ao seu lado. Ela pode lhe dar insights incríveis apenas por enxergar uma situação de outra perspectiva.

Fique atento aos assuntos discutidos dentro da sala

Sabemos que não é nada educado ouvir a conversa alheia, mas, nesse caso, não é bem assim.

Em uma sala compartilhada, é difícil afirmar que uma conversa em tom de voz normal entre 2 pessoas seja um assunto particular. Algumas vezes, podem ser notícias interessantes ou mesmo a discussão sobre um tema para lá de relevante.

Esteja atento, pois em algum momento o assunto pode ser do seu interesse!

Participe das confraternizações

Por mais que o coworking seja um ambiente diferente de uma empresa tradicional, ele ainda é um local de trabalho. E isso acaba limitando alguns assuntos e o tempo de cada conversa.

Assim como qualquer local de trabalho, as pessoas estão sempre marcando reuniões fora do expediente para dar uma relaxada.

Participar dessas reuniões informais ajuda diversificar os assuntos das conversas e promover uma interação melhor entre as pessoas, além de ajudar a abrir a mente para outros pontos de vista.

O coworking é um espaço fértil e propício para a criatividade e inovação. Basta estar aberto a esta possibilidade.

Se você quer saber mais sobre o coworking e como ele pode ajudar a sua empresa, entre em contato com a Coworking Town!

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Conheça 5 aplicativos de organização incríveis para o trabalho

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Organização é fundamental para ajudar a manter a produtividade em alta e permitir a excelência no trabalho realizado. O tempo perdido em busca de um dado ou informação relevante pode prejudicar o rendimento, principalmente para quem trabalha fora da empresa ou em home office.

A tecnologia está aí para ajudar nisso! Confira 5 aplicativos de organização ótimos para tornar sua rotina mais prática e eficiente.

1. Evernote

O Evernote é uma ferramenta muito útil para a realização de anotações, sejam elas individuais ou compartilhadas com as equipes de trabalho. Uma de suas principais vantagens é a possibilidade de armazenamento em tempo real na nuvem, permitindo o acesso aos dados em qualquer lugar e a partir de qualquer aparelho.

Essa ferramente pode ser usada para resenhas de cursos, organizador de rotinas diárias, anotação de atas de reunião, elaboração de relatórios, entre outros.

2. Trello

O Trello é um dos organizadores e gerenciadores de projetos mais utilizados atualmente. Isso porque ele apresenta facilidade de customização, a fim de atender as necessidades do escopo trabalhado.

Assim, pode-se definir um layout diferente para cada tipo de trabalho, atendendo as peculiaridades exigidas caso a caso. Além disso, ele é ótimo para equipes que utilizam trabalho remoto, permitindo a interação organizada entre os membros, verificando o que cada um está produzindo.

Outro ponto positivo para o aplicativo é a integração com outras plataformas, como o Google Drive, o Dropbox e o One Drive, facilitando o compartilhamento de arquivos.

3. Wunderlist

O Wunderlist é ótimo para aqueles que necessitam fazer listas em suas rotinas, tais como “to-do-lists” e também checklists para suas atividades.

Por exemplo, aqueles que necessitam checar informações diárias podem incluir, nessa ferramenta, os pontos de verificação diários e marcar o que foi feito, resetando ao final do dia.

Para quem trabalha gerenciando equipes, é uma importante ferramenta, pois pode-se compartilhá-las com outras pessoas. Assim, é possível conferir também a execução das tarefas dos seus colaboradores.

4. Pocket

Rotineiramente buscamos artigos importantes que sejam relevantes para nossas áreas e que, na correria do dia a dia, não podemos ler naquele momento. O Pocket é essencial para esse fim, pois permite salvar as páginas que interessam para que seja possível ler com calma depois.

Ele também tem integração com o Evernote e permite que você acesse os textos que deseja, até mesmo, off-line.

5. Dropbox

O Dropbox permite a realização de backup de informações na nuvem, evitando a perda de dados importantes, tais como documentos, imagens, arquivos, entre outros, em casos de problemas no seu computador pessoal.

Além disso, ele permite o compartilhamento de pastas com alguns usuários, facilitando o compartilhamento de informações, bem como o acompanhamento de produção e revisão de tarefas, sendo um grande auxiliar para aqueles que dependem de interação em equipes.

Todos os aplicativos de organização que citamos são importantes para você que quer ter uma rotina mais produtiva e organizada, bem como manter uma comunicação mais aberta e mais bem estruturada com suas equipes de trabalho ou, até mesmo, com seus clientes.

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Conheça 4 boas práticas de trabalho a distância

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O trabalho a distância vem crescendo bastante no país. Um dos motivos é que ele traz benefícios tanto para os empregados e/ou profissionais autônomos quanto para as próprias empresas.

Essa nova possibilidade gera mais flexibilidade e liberdade às pessoas contratadas para realizarem essas demandas. O contratante, por sua vez, consegue uma redução de custos, especialmente em relação à estrutura do local, sem perder a qualidade do trabalho produzido.

Para quem deseja atuar nessa área ou para aqueles que já atuam e querem melhorar a sua performance, é importante conhecer algumas boas práticas para realizar as atividades com êxito. Listamos 4 delas para serem aplicadas no cotidiano do trabalho a distância:

1. Definir um cronograma de trabalho

Aqui precisamos considerar duas hipóteses: quando há exigência de cumprimento de horário ou quando o ganho é por produção.

Na primeira, já que o horário é definido, é preciso estabelecer quais tarefas devem ser realizadas primeiro, considerando o grau de importância de cada uma delas. Isso ajuda a criar uma rotina mais favorável e contribui para a melhoria da produção.

Em relação à segunda, é importante ter em mente algumas regras para não se perder no meio de atividades pessoais ou familiares, já que o trabalho home office gera essa aproximação.

É importante conhecer a fundo a sua rotina para definir os melhores horários e conscientizar as demais pessoas e a si mesmo que aquele é o seu momento de trabalho, dessa forma é possível produzir mais e com mais qualidade.

2. Evitar possíveis distrações

Continuando com a importância de estabelecer regras que favoreçam a realização das tarefas, um dos principais empecilhos que os trabalhadores remotos encontram é o número de distrações.

Não ter um chefe vigiando permite que você navegue à vontade na internet ou verifique as mensagens do seu celular a toda hora. Essa liberdade pode ser interessante, mas também pode ser prejudicial para o trabalho.

É preciso estar atento a esse fato para não deixar que ele se torne um grande problema. Pense bem, se você tem maior liberdade e flexibilidade em relação ao tempo, por que deixar as distrações tomarem conta do seu horário de trabalho? Separe um momento para o lazer e encaixe as demais atividades nesse tempo.

3. Montar uma estrutura adequada

Normalmente, o trabalho remoto não exige uma grande estrutura. Porém, isso não quer dizer que você não precisa dar atenção aos elementos que fazem parte dela.

A principal dica é ter um espaço só seu, exclusivamente reservado para suas atividades laborais a fim de não causar confusão com as demais da sua rotina.

Focar no seu conforto também é importante, então sempre valorize bons equipamentos como uma cadeira adequada e aspectos importantes como a qualidade da iluminação.

Uma solução válida está relacionada aos espaços de coworking, nos quais você já tem uma estrutura montada e pode fugir do isolamento de trabalhar sozinho, fator que incomoda muitas pessoas.

Eles também contribuem para motivar, afinal, você verá diversos outros profissionais trabalhando a todo vapor e não vai querer ficar para trás em termos de resultados.

Ampliação do networking, aprendizado com outros empreendedores, interação social e um ambiente que se molda à sua realidade são outras vantagens desse sistema.

4. Estabelecer metas

O trabalho remoto gera uma preocupação natural com a produtividade, então um dos meios mais eficientes para solucionar isso é utilizando as metas individuais. Quando você já tem uma boa estrutura e um cronograma de trabalho, as metas surgem como a “cereja do bolo” para gerar os resultados desejados.

Você pode utilizá-las não só a favor da qualidade do seu trabalho, mas também para suas questões pessoais. Um exemplo disso é criar a meta de trabalhar um pouco mais por dia para ter a sexta-feira livre.

Caso você trabalhe por produção é possível, em alguns casos, trabalhar mais em um mês para ter certa folga financeira e temporal no outro.

Viu como são diversas as possibilidades que o trabalho a distância permite e como são todas viáveis se bem planejadas e com foco total na produtividade? Seguindo essas dicas é possível melhorar sua rotina de trabalho e resultados!

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4 dicas essenciais para aumentar a produtividade no trabalho

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Atualmente, muitas pessoas acabam confundindo acúmulo de tarefas com ser produtivo. Diante disso, buscaremos desmitificar esse conceito e ajudá-lo a descobrir os motivos que o levam a não produzir como deseja.

Aumentar a sua produtividade não é uma tarefa complexa, e depende apenas de aplicar um método e adaptá-lo à sua realidade. Por isso, listamos a seguir algumas dicas essenciais para que você consiga atingir esse propósito.

1. Entenda o seu ambiente de produção

O primeiro pilar para aumentar a sua produção é compreender os motivos que estão ocasionando a improdutividade. Fazendo essa análise interna é possível perceber os seus erros e, a partir disso, buscar as soluções.

Um exemplo prático e muito comum são as pessoas que trabalham home office e sofrem com distrações, baixa produtividade e falta de estrutura adequada. Interrupções de cônjuges, filhos e vizinhos barulhentos tiram a concentração e trazem distrações que comprometem a qualidade e a quantidade de trabalho produzido.

Além disso trabalhar sentado no sofá, na mesa de jantar ou em estações de trabalho improvisadas, com iluminação inadequada comprometem a ergonomia e podem causar problemas de saúde.

A produtividade no trabalho depende diretamente de diversos fatores externos, e é por isso que muitos empreendedores estão buscando o coworking, formato pensado para estimular a criatividade e com toda estrutura necessária para otimizar o tempo e aumentar a produtividade.

2. Tome cuidado com as multitarefas

O conceito de multitarefa vem sendo bastante confundido atualmente, levando a situações não tão positivas. Ser multitarefa é ter a capacidade de realizar diversas atividades, porém muita gente assimila que elas devem ou podem ser feitas ao mesmo tempo.

Isso acaba trazendo alguns problemas, como atenção dividida, falta de concentração e até mesmo falta de qualidade nas atividades realizadas. Segundo uma pesquisa divulgada pela Universidade de Stanford feita com 100 estudantes, aqueles que realizaram multitarefas se mostraram menos criativos, mais dispersos e mais suscetíveis a ignorar informações relevantes.

Cabe a você se perguntar se prefere fazer diversas coisas ao mesmo tempo e com qualidade reduzida ou se dedicar exclusivamente a uma tarefa e obter mais chances de um bom resultado. Foque em ser produtivo ao invés de ser ocupado.

3. Diminua os momentos de improdutividade

Sabe aquela velha máxima de deixar o carro estacionado por apenas cinco minutinhos em um lugar proibido ou de ficar mais dez minutos na cama antes de levantar?  Isso também pode se estender para o ambiente de trabalho, especialmente com relação ao uso de rede sociais e da internet como um todo.

Às vezes, fazer uma pausa para olhar as novidades da sua rede social, por exemplo, pode levar muito mais tempo do que você imagina e comprometer a dedicação destinada à produção da sua tarefa.

Vale lembrar que os momentos de descanso no trabalho não se encaixam nesse conceito de improdutividade. Pelo contrário, uma pausa para refrescar o corpo e a mente ajuda a retomar a energia e voltar de forma tão ou mais produtiva do que antes.

4. Divida as tarefas em pequenos pedaços

Sabe aquele seu jogo favorito em que você precisa passar por diversas fases até conseguir enfrentar o chefão? Esse conceito pode ser adaptado para o seu cotidiano e ser uma forma mais produtiva de realizar as suas atividades que tenham maior grau de complexidade.

Dividir as tarefas em pequenos pedaços contribui para se ter mais foco em cada etapa, fazendo com o que o tempo seja aproveitado melhor e até dê a sensação de estar passando mais rápido, o que auxilia bastante na missão de aumentar a produtividade.

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