Espaços de Trabalho – O Futuro Pós-COVID
Parabéns! Sua organização foi bem-sucedida no trabalho remoto e se estabeleceu em uma nova rotina. Agora, é hora de começar a se preparar para o retorno aos espaços de trabalho.
Por mais que a adoção do home office tenha sido rápida e compulsória, a expectativa é que o sucesso desse modelo seja visto como uma alternativa para as empresas que já começaram a rever as suas necessidades. Entretanto, nem todos conseguem ser produtivos 100% do tempo em casa e um escritório oferece um ambiente colaborativo, com um senso de unidade e propósito, que inevitavelmente está ausente no trabalho remoto .
Precisamos de contato social para crescer, aprender, permanecer engajados e com boa saúde mental, e embora a tecnologia nos ajude em períodos de isolamento forçado, existe um desejo crescente de estar com os outros pelo estímulo que somente a interação física fornece.
Entretanto, nosso retorno ao antigo local de trabalho pode ser apenas um sonho do passado. O mundo já mudou e é daí que surge a necessidade urgente dos espaços de trabalho adequados à essa nova realidade que vamos abordar nesse artigo.
Espaços de Trabalho Híbridos
Tamanho dos Escritórios
Grandes escritórios deixarão de existir e as empresas manterão escritórios menores como “hubs” centrais. Haverá mais trabalho em casa ou fora do escritório e os funcionários visitarão os escritórios centrais para reuniões presenciais e realizar trabalhos que não podem ser executados remotamente.
O local de trabalho será híbrido para que as pessoas possam trabalhar de qualquer lugar e as empresas que adotarem essa estrutura dispersa e ágil, terão uma vantagem significativa sobre os players mais tradicionais.
Além disso, sem necessidade de um grande escritório central, os requisitos de contratação das organizações mudarão e a guerra por talentos não terá mais limite geográfico.
Flexibilidade no Contratos
Os modelos de negócios evoluem e certamente veremos ocupantes em escritórios tradicionais buscando maior flexibilidade em seus contratos de aluguel. A escolha de um espaço de trabalho que facilite no momento de reduzir ou aumentar o tamanho a curto prazo é fundamental, permitindo por exemplo que eles reduzam suas despesas fixas mais rapidamente em caso de recessões futuras ou ainda expandindo mais rapidamente com a retomada do crescimento econômico.
Com um contrato flexível, eles podem ter também espaços satélites, necessários para proporcionar a seus funcionários um ambiente de trabalho seguro perto das suas casas. A flexibilidade torna-se uma excelente alternativa para um plano de contingência durante esse período de adaptação.
Layout dos Espaços de Trabalho
É fundamental para o sucesso de nossos negócios e instituições que o nosso local de trabalho se adapte às mudanças, juntamente com o mundo em mudança. As grandes plantas abertas, projetadas para maximizar a capacidade de assentos talvez não funcionem mais e os impactos à saúde humana de nossas escolhas devem estar entre as principais considerações.
Considere paredes ou divisórias móveis para redesenhar os espaços de maneira a atender às necessidades atuais, mas que podem ser convertidos novamente conforme as coisas se modifiquem. Os espaços em que os membros da equipe precisam colaborar com os membros externos exigirão não apenas necessidades tecnológicas novas e diferentes, mas também necessidades acústicas diferentes.
Talvez essas preferências resultem em um aumento das áreas comuns, não apenas espaços para reuniões e brainstorming, mas lugares para socializar e colaborar, permitindo as interações que todos desejamos hoje em dia.
Escritório Virtual
Os planos virtuais, nos quais nenhuma presença física é necessária, se tornarão ainda mais presentes. Além de econômico e flexível, há vários benefícios na escolha de um escritório virtual.
Embora as equipes trabalhem em casa, as empresas se beneficiam dos serviços para ajudar nas suas rotinas diárias. Entre eles estão os serviços de recepção, endereço para divulgação comercial, endereço para registro de CNPJ, gestão de correspondências e até secretárias remotas.
Segurança dos Espaços de Trabalho
Um impacto direto do Coronavírus é o aumento do grau de segurança nos espaços de trabalhos das equipes. Para ter sucesso neste desafio, serão necessárias medidas eficientes, com papéis e responsabilidades bem definidas, e também uma comunicação clara sobre quais são as diretrizes e o que esperar de cada uma. Só assim todos poderão confiar que o escritório é um local seguro para trabalhar.
Transporte Público
Trabalhar perto de casa será fundamental para evitar que as pessoas precisem se aglomerar em transportes públicos para se dirigir ao trabalho. Nesse cenário os espaços de coworking se apresentam com uma grande alternativa, tendo em vista que muito provavelmente existe um perto da casa de cada um dos membros da sua equipe.
Limpeza do Escritório
Além do reforço nas limpezas diárias dos escritórios, devemos disponibilizar os produtos de higiene e desinfetantes em todas as salas de reunião e áreas comuns para uma rápida limpeza das superfícies e das as mãos, é claro. Será importante também desinfetar regularmente os espaços de trabalho com equipes especializadas.
Cuidado Pessoal
O cuidado preventivo é agora a chave para reduzir a probabilidade de contágio. Cada pessoa deverá assumir a sua parcela para contribuir com a segurança coletiva. Será importante que cada um tenha o seu próprio “arsenal de saúde” durante o trajeto diário e no local de trabalho. Outra medida importante é seguir as recomendações de higiene, como lembrar de limpar os nossos telefones regularmente.
Na maioria dos prédios da Ásia, estão verificando automaticamente a temperatura na entrada, e isso provavelmente acontecerá em diversos locais, conforme a tecnologia se torne mais acessível. À medida que essa prática se torna comum, os funcionários podem até começar a verificar a sua própria temperatura em casa todos os dias antes de ir para o escritório.
Pontos de Contato
Uma reformulação cuidadosa do local de trabalho pode incluir outras medidas, como torneiras ativadas por sensor e até leitores de cartão com abertura automática nas portas, o que reduziria o risco de infecção se espalhar pelo contato físico. Uma outra alternativa é deixar portas de entrada e saída podem abertas durante todo o dia para reduzir pontos de contato repetitivos.
Mesas de Trabalho
Para escritórios onde as pessoas têm mesas fixas, o ideal seria adotar uma política de “mesa limpa”, exigindo que os funcionários guardem pertences ou outros itens pessoais. Tradicionalmente, os serviços de limpeza são avisados para não mexer nas mesas com pilhas de papel, deixando-as sujas e consequentemente com maior risco.
Respirar Ar Limpo e Fresco
O ar que respiramos tem muito a ver com a nossa saúde. Por isso, é importante que os espaços de trabalho tenham ar condicionado individual ou setorizado com filtros adicionais, diminuindo o risco de respirar o ar infectado. Também é recomendável que tenha locais ao ar livre para dar um refresco ao longo do dia para as pessoas que frequentam o escritório.
Iluminação
A iluminação dos ambientes pode ser adaptada com lâmpadas UV que fornecem benefícios desinfetantes, mas com luz visível e segura, inofensiva aos seres humanos.
Redução do Contato
Entre as medidas podemos incluir o aumento da distância entre as mesas, incluir barreiras entre elas ou modificar o layout para que um não sente de frente para o outro. Evitar o compartilhamento de mesas entre diversas pessoas, deixando-as fixas por enquanto e ainda podemos esperar que os tamanhos das reuniões sejam limitados e que sejam criadas zonas de segurança nas áreas comuns.
Trabalhar em turnos para evitar que todos cheguem ao escritório ao mesmo tempo também pode ser uma alternativa eficiente, assim como pode ser útil fornecer dicas para todos como por exemplo aguardar caso já houver duas pessoas no elevador.
Visitantes
O ideal é evitar visitas e quando necessário, realizar agendamento prévio para evitar muitas pessoas chegando ao mesmo tempo. No caso de espaços de coworking uma alternativa é realizar um tour virtual 3D ou via alguma outra ferramenta de vídeo conferência para apresentar os espaços de trabalho.
As políticas de retirada de correspondências podem envolver áreas separadas para entrega sem contato e podem ser incluídos quiosques de autoatendimento nas recepções, reduzindo a interação humana e limitando a exposição.
Horário de Almoço
Dependendo do tamanho da sua organização, os turnos programados para o almoço podem aliviar o agrupamento de pessoas em torno do micro-ondas e lava-louças. O primeiro turno come e limpa as superfícies antes que o segundo turno chegue, e assim por diante.
Faça um Plano para Volta aos Espaços de Trabalho
Todo mundo está ansioso para voltar ao normal, mas é importante organizar quanto e como voltaremos. Pode haver pessoas cujas funções são mais adequadas para trabalhar remotamente por mais algum tempo ou outros que enfrentaram dificuldades para trabalhar de casa.
É importante entender as necessidades de cada um enquanto mantém as bases para uma volta segura. Portanto, é fundamental equilibrar as necessidades individuais e empresariais para que tudo seja feito no tempo certo.
Esta é uma oportunidade única de permanecer aberto a novas maneiras de trabalhar, abraçar o que está funcionando bem e fazer um balanço de como esse evento não planejado e sem precedentes pode moldar o futuro do seu local de trabalho.
E não deixe de nos contactar caso precise de ajuda para adequar o seu escritório próprio ou de uma plano de contingência para a sua empresa.
