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Montar uma estrutura física e manter um escritório full-time pode ser um grande desafio para pequenas e médias empresas — especialmente se elas estiverem no início de suas operações ou em momentos de extrema incerteza. Os custos mensais — como o aluguel, por exemplo — nem sempre compensam o investimento. Por isso, o hot desking pode ser uma alternativa interessante para os empreendimentos que desejam reduzir despesas e ter mais flexibilidade.

Mas afinal, o que é hot desking? Neste artigo, vamos explicar o que é e quais são os benefícios dessa prática. Além disso, vamos dar algumas dicas para aplicar o conceito na empresa. Confira!

Entenda o que é hot desking

O hot desking consiste basicamente em estações de trabalho livres. Ou seja: as estruturas do escritório são divididas por diversas pessoas de empresas diferentes. As mesas não são designadas a um único funcionário e são ocupadas por ordem de chegada ou outro critério adotado pelos responsáveis do espaço.

Essas estruturas são oferecidas por espaços de coworking. Empresários, profissionais autônomos e freelancers podem contratar um pacote de horas para garantir o espaço — assim, sempre haverá uma estação de trabalho disponível no local.

Saiba os principais benefícios do hot desking

Como as estruturas são divididas, as empresas têm uma redução de custos significativa. Isso porque as despesas com aluguel, mobília, limpeza, internet, telefonia e até recepcionista são repartidas entre diversas companhias.

Além disso, o hot desking também oferece outro grande benefício: o networking. As empresas que contratam o serviço passam a ter um convívio entre elas e, assim, podem trocar ideias, experiência e, até mesmo, serviços.

Outra vantagem é que, por se tratar de uma estação de trabalho livre, o espaço se mantém organizado. Isso porque o sistema evita o acúmulo de documentos, post-its e outros materiais de escritório em cima da mesa.

Conheça 3 dicas para aplicar o hot desking na empresa

Com a disponibilidade de acesso à internet em praticamente qualquer lugar do mundo, a mobilidade e o trabalho remoto são realidades cada vez mais próximas de empresas de diversos segmentos.

Porém, para que o sistema seja realmente funcional, é importante que a companhia tome os seguintes cuidados antes de aderir ao hot desking:

Estude a viabilidade

Muitas empresas dependem de uma estrutura própria para executarem suas operações, pois precisam de espaço para armazenagem de documentos, presença full-time dos seus funcionários, ambientes silenciosos, entre outras exigências. Por isso, é muito importante avaliar se a rotina da empresa é compatível com o hot desking ou se o ideal seria migrar para outras soluções como o escritório privativo.

Invista em uma boa infraestrutura de TI

Investir em soluções de TI, como programas, softwares e equipamentos é essencial para empresas que aderirem ao trabalho à distância e ao hot desking. Isso porque, por se tratar de uma estrutura móvel, os funcionários devem ter acesso às ferramentas que permitam o  compartilhamento de arquivos, acompanhamento de demandas, entre outras atividades.

Converse com os funcionários

Antes de aderir ao hot desking, é importante que a empresa dialogue com seus funcionários a respeito da mudança. Afinal, os colaboradores terão que se ajustar a uma nova realidade, e pode ser que nem todos se sintam à vontade com isso.

Muitas empresas ainda têm dúvidas sobre o que é hot desking e desconfiam do sistema. Porém, organizações do mundo inteiro e de diferentes segmentos estão aderindo à modalidade em função dos muitos benefícios que ela oferece.

E aí, ficou com alguma dúvida sobre o que é hot desking? Temos muitas empresas usando o nosso espaço como plano de contingência. Que tal avaliar a adoção na sua empresa também?