Conversas difíceis: Como tê-las no ambiente de trabalho
Gerir conversas difíceis com funcionários é uma das piores tarefas de um trabalho. Para muitos diretores, gerentes e chefes de departamento, falar de questões como impontualidade, baixo rendimento, ou conflitos entre colegas de trabalho causa um grande mal estar que tentam a qualquer custo evitar.
Neste artigo separamos algumas dicas que te ajudarão a abordar melhor essas conversas difíceis no ambiente de trabalho.
Dicas para abordar conversas difíceis:
Qualquer pessoa que seja encarregado de uma equipe, precisa contar com técnicas de conversação para poder tratar e resolver qualquer assunto conflitivo com êxito.
Separamos seis dicas para você conseguir manter conversas difíceis sem resultados traumáticos para ninguém:
Conversas difíceis pedem preparação
Seja par falar diretamente com um funcionário ou mediar um conflito, é importante determinar com antecedência qual é o propósito da conversa.
Para isso é importante ter todas as informações necessárias antes de começar a falar. O objetivo da sua mensagem não deve ser baseado por suposições, mas sim em fatos ou dados concretos.
Crítica sim, porém construtiva
Seja qual for o motivo da reunião, é importante que suas críticas sejam sempre construtivas. Ou seja, deve ser baseada em uma observação objetiva e acompanhada de uma solução para o problema.
A crítica construtiva não generaliza, é específica e se projeta no futuro. Por exemplo, ajuda o funcionário a detectar porque ele não está atingindo seus objetivos e sugere o que ele poderia fazer para alcançá-lo.
Cuidado com sua atitude e sua linguagem
Como você pode iniciar uma conversa? “Eu gostaria de falar sobre … com você, mas primeiro gostaria de saber qual é o seu ponto de vista …” seria um bom exemplo de como iniciar um diálogo.
Ninguém gosta de ouvir más notícias, muito menos sobre si. As formas de linguagem, verbal e não verbal, são muito importantes para iniciar conversas difíceis. No entanto é importante ser claro e não deixar margem para interpretações. Se você iniciar a conversa de forma abruta, é muito provável que seu interlocutor se sinta agredido e adote uma atitude defensiva.
Se você quer que o funcionário seja receptivo, aberto a críticas construtivas e saia da reunião predisposto a melhorar, você deve cuidar desses detalhes.
Controle suas emoções
Uma conversa descontraída geralmente se transforma em uma discussão quando a parte emocional toma as rédeas e bloqueia o racional.
Esse mesmo mecanismo é ativado quando estamos em uma conversa difícil, quando ela começa a sair do controle e o tom começa a subir. Nossa parte emocional interpreta que o racional não é capaz de controlar a situação e escolhe duas soluções: fugir ou atacar.
Quando isso acontecer, você deve fazer perguntas ao seu interlocutor, Então você o força a pensar para lhe dar uma resposta. Desta forma a parte racional prevalece sobre a parte emocional.
Escolha um ambiente neutro
A melhor opção para criar um ambiente descontraído que inspire confiança no funcionário é encontrar um local neutro. Assim, o escritório deve ser evitado, pois é um local que estabelece hierarquias por padrão, e a pessoa com que você terá que falar provavelmente se sentirá desconfortável.
Uma sala de reuniões ou um café na área de descanso da empresa são as melhores opções. Se o seu interlocutor sentir a sua proximidade e puder falar com você com segurança, ele se abrirá mais e você poderá detectar melhor o problema que está enfrentando.
Encerre a conversa definindo metas
Terminar a conversa concordando em objetivos claros com o funcionário é tão importante quanto saber o que você deseja alcançar no início da conversa. Se os objetivos não forem especificados, é muito fácil dissolver tudo o que foi discutido rapidamente, sem grande impacto nos resultados.
É por isso que é importante definir claramente quais objetivos ele se compromete a cumprir até que ponto você se compromete a ajudá-lo.
Se necessário, combine um calendário que reflita os prazos para cumprimento dos objetivos. Também marque reuniões de acompanhamento para avaliar os compromissos e descobrir se ele está cumprindo o plano ou não.
Em resumo, nosso maior conselho para lidar com conversas difíceis com funcionários seria ouvir com empatia e objetividade ao buscar soluções para um conflito.
O objetivo principal de um bom gerente deve ser o de criar um ambiente cordial onde prevaleça a compreensão.
Para isso, é prioritário abordar os problemas no momento em que são identificados e aproveitar ao máximo essas situações. E com isso, as conversas difíceis no ambiente de trabalho podem se transformar em um excelente mecanismo para estreitar relacionamentos e fortalecer a equipe em geral.
Esperamos que nossas dicas ajudem a todos que precisam enfrentar conversas difíceis no ambiente de trabalho. Lembre-se: Onde há pessoas existem diferenças, mas também existem pontos comuns capazes de nos fazer chegar a um consenso.
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