Ladrões de tempo: O que são e como evitá-los?
Conseguir que sua equipe se concentre em suas tarefas, que seu tempo de trabalho efetivo seja o máximo possível e evitar distrações é a chave para que a produtividade não decaia. Por isso, evitar os ladrões de tempo no trabalho é essencial para não perder tempo e aproveitar totalmente as horas de trabalho.
Já te adiantamos que os ladrões de tempo são inimigos da produtividade e que você pode evitar que eles tomem o tempo de seus funcionários com um bom planejamento, reduzindo interrupções e melhorando a comunicação.
Significado de ladrões de tempo
Se você se pergunta o que são os ladrões de tempo no horário de trabalho, saiba que existem certas atividades ou situações que fazem com que o tempo não seja totalmente aproveitado.
O tempo e o capital humano são os dois recursos mais valiosos que uma empresa pode ter, portanto, é importante que os ladrões de tempo sejam eliminados ao máximo.
Um gerente de área ou gerente de projeto deve ser capaz de identificar os diferentes ladrões de tempo e agir para evitar esses desperdícios de tempo no futuro.
Quais são os tipos mais frequentes?
Você pode encontrá-los divididos em dois grupos: os ladrões de tempo externos e os internos.
Quanto aos ladrões de tempo externos, encontramos: interrupções desnecessárias, muitas reuniões, notificações e emergências.
Por outro lado, se falamos de ladrões de tempo internos, geralmente nos referimos à indecisão, falta de planejamento, má delegação de tarefas, multitarefa e falta de comunicação. Abaixo, analisamos cada um deles em detalhes:
- Interrupções: Quando você recebe uma visita inesperada, um pedido de ajuda de alguém da equipe ou uma ligação não programada, falamos sobre interrupções que podem ser mais bem gerenciadas. Com base na urgência ou prioridade você pode marcar critérios e ver se a interrupção pode ser evitada ou definir outro horário para a chamada. As interrupções quebram o ritmo de trabalho, embora nem sempre desapareçam, estude os tipos de interrupções mais frequentes e trabalhe para reduzi-las.
- Reuniões: Reuniões não agendadas, improvisadas e sem valor podem ser perda de tempo. Para evitar isso, tente verificar corretamente quando uma reunião é estabelecida se os envolvidos devem ou não comparecer, quais informações valiosas devem ser fornecidas, estabeleça um cronograma do que será abordado na referida reunião e defina um horário de início e outro fim.
- Notificações: Quando você recebe um e-mail ou qualquer outro tipo de notificação, pode roubar sua concentração e atenção da tarefa em mãos. Peça aos seus funcionários para definir tarefas para verificar e-mail ou outras notificações para evitar que eles se tornem desperdiçadores de tempo quando outras funções estiverem sendo executadas.
- Emergências: Em primeiro lugar, você deve saber que as emergências nem sempre são emergências reais. Aprenda a discernir entre o que é importante e o que é urgente para evitar interromper desnecessariamente as tarefas da sua equipe. Para isso, o ideal é ter um planejamento baseado em objetivos e não improvisar ao longo do caminho.
- Sem delegação: Saber delegar tarefas é importante para evitar sobrecarregar-se de tarefas e dividir adequadamente o trabalho.
- Indecisão: Adiar a tomada de decisão que recai sobre cada um é mais um momento para que as dúvidas cerquem o trabalhador e, assim, impeçam que ele se concentre na tarefa que tem em mãos.
- Falta de planejamento: Outro dos ladrões de tempo mais comuns é a falta de organização. Não saber os prazos, qual fluxo de trabalho deve ser seguido e quais são as tarefas pendentes ou em andamento implica em uma bagunça que não pode deixar de seguir em frente. Tudo isso deixa sua equipe sem clareza sobre em que focar, o que é urgente e o que não é, e o que deve sair primeiro. Para evitar a improvisação, incentive seus funcionários a fazer uma lista de tarefas diárias, identificar tarefas prioritárias e evitar multitarefas.
- Falta de comunicação: Ser claro, conciso e específico pode ajudar sua equipe a gastar seu tempo com sabedoria. Quando algo específico não é solicitado, o trabalho pode ter que ser feito duas vezes. Para isso, ao enviar uma nova tarefa, é fundamental comunicar todos os detalhes sobre ela e esclarecer dúvidas de forma eficaz.
- Má divisão de tarefas: Evitar hábitos de multitarefa, estudar a carga de trabalho e trabalhar na otimização de tarefas é fundamental para realizar o trabalho de forma produtiva e não diminuir o desempenho em geral.
Tanto no home office, quanto no trabalho presencial, todos os ladrões de tempo que mencionamos podem ocorrer, mas está em suas mãos evitá-los ao máximo, sempre de mãos dadas com o planejamento.
Agora que você já sabe quais são eles, pode ficar mais atento e conseguir driblar os ladrões de tempo e conseguir ser mais produtivo.
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